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Daniel 10.05.2018 - 10:18

Daily Digest: Welche Aktivitäten steht genau in den Mails? Wie Standard-Aktivierung ausschalten?

Moin zusammen,

danke für das Update! – Ich verstehe die „Daily Digest“-E-Mail noch nicht ganz, vor allem: Was steht in den E-Mails drin?

Ich habe das Update installiert, bei mir als Admin war „Daily Digest“ anschließend standardmäßig aktiviert. Das dürfte nun wahrscheinlich bei allen User sein – und das macht mich etwas nervös! Wir haben einige externe User und vor allem Kunden, die nur sehr selten auf Carla mit und für arbeiten, bzw. nur, wenn Sie per Erwähnung angesprochen werden.

Bekommen nun alle per E-Mail täglich um 7 Uhr Hinweise auf alle möglichen Änderungen in Gruppen („…alles im Blick…“), in denen sie Mitglied sind? Also auch über neue Themen, neue Aufgaben/Aufgabenlisten (die sie via Rechte sehen können, die ihnen aber nicht zugewiesen wurden), neue Ordner, Unterhalten/Dateiuploads/Aktivitäten von anderen Usern etc. – also alles was im Aktivitätsstream rechts auftaucht?

Persönlich würde das für mich keinen Sinn machen (Informationsüberflutung), da es aber eine Auswahl gibt zwischen „Private Nachrichten und Erwähnungen“ (die bei allen aktiv ist und sofort verschickt werden) und „Daily Digest“ (1x täglich), muss es ja einen Unterschied geben, oder!?

Die Erklärung in Alis/Eurer Mail ist m. E. nicht eindeutig: „Der SOUL Daily Digest ist die einfache Möglichkeit alles im Blick zu haben auch wenn ihr oder eure Nutzer nicht immer in SOUL eingelogged sind. Jeden Morgen um 7 Uhr (Ortszeit des Nutzers) wird eine Email mit allen nicht gesehenen Änderungen verschickt (…) Diese Emails beinhalten Benachrichtigungen zu neuen und erledigten Aufgaben, neuen Terminen oder Ordnern aber auch die Hinweise auf ungelesene Private Nachrichten.“

Im Prinzip finde ich die Funktion ja nett und hilfreich. Sie darf und sollte aber nicht standardmäßig bei allen Usern aktiv sein. Da es keine Funktion gibt, alle Benutzer in einem Aufwasch anzuschreiben, müsste ich nun einzeln bzw. in Gruppen E-Mails verschicken mit dem Hinweis, wie sie die täglichen E-Mails wieder loswerden?

Vielen Dank und VG

Daniel

14 Antworten

born-to-be-root 11.05.2018 - 7:44

Gute Frage, das ist bei uns genauso. Viele wissen gar nicht mehr, dass sie registriert sind, die sind dann nur verwirrt. Man kommt ja auch nicht in die Einstellungen der Personen rein, um es zu ändern.

Allerdings wird das Problem dadurch behoben, dass gar keine Mails verschickt werden. Ich habe jetzt jedenfalls seit 2 Tagen von 2 Boxen nichts bekommen.

Trainspotter 13.05.2018 - 17:21

Ein lang gehegter Wunsch ist umgesetzt worden, danke dafür! Allerdings bekomme ich trotz gesetzter Einstellung und trotz Änderungen im Datenbestand keine Meldungen… Woran liegt das oder muss irgendwo noch etwas eingestellt sein, damit die Box Änderungsmeldungen nach extern versendet?

Ali Jelveh (Protonet Support) 15.05.2018 - 10:26

Moin! Wir schauen uns den Fehler aktuell an, es scheint als würden nicht alle User verlässlich diese Email bekommen. Genau erklären können wir das aktuell noch nicht.

Frage – was würde besser für euch funktionieren:

– die Möglichkeit Boxweit einzustellen ob User per „Default“ diese Benachrichtigungen erhalten oder,
– die Möglichkeit das als Admin für User einzustellen?

LG, Ali
ps. das zum Mailversand schauen wir uns nochmal genauer an
pps. Systemweite Meldungen haben wir auf der Releaseliste – da gibt es in einem der nächsten Releases neue Funktionen zu
ppps. nutzt ihr einen eigenen SMTP?

Daniel 15.05.2018 - 12:34

Moin Ali,

danke für die Rückmeldung!

Zu den Fragen:
1. „Default“ oder Admin-Regie: Das kommt m. E. und in unseren Anwendungen darauf an, was letztlich in den Mails steht, was alles aufgelistet wird. Ich hatte in zwei größeren Gruppen bei uns die Bitte an alle gestellt, mir mal so eine Mail zu schicken, wenn sie eintrudelt – ohne Ergebnis. Es hat anscheinen in der Tat noch niemand die tägliche Übersicht bekommen, ich auch nicht… 😉
– Wenn wirklich alles (!) aus dem normalen Aktivitätenstream in der Mail auftaucht, hätte ich als Admin gerne die Möglichkeit, das für die User nach Rücksprache einzustellen.
– Wenn der Inhalt wie die „Private Nachrichten und Erwähnungen“ aussieht, also nur eine Verlagerung von Sofortversand auf Sammelversand 1x/Tag, können es User gerne selbst einstellen.

Generell: Deine beiden Optionen schließen sich aber nicht aus, eine individuellere Einstellung/Mischform wäre gut. Ich würde die 7-Uhr-Mail aber definitiv nicht als Default einstellen. Dann müssen wir und sicher alle Boxbesitzer wiederum die User informieren, dass das so ist/kommt und wie man die Mails wieder deaktivieren kann. Solange es wiederum keine systemweiten Mails gibt, ist das nervig.

2. Ja, wir haben einen eigenen SMTP-Account eingetragen, der nur von/für Carla genutzt wird.

LG
Daniel

Ali Jelveh (Protonet Support) 15.05.2018 - 16:54

Erste Rückmeldung dazu, dass keine Emails versendet werden. Wir vermuten, dass es was mit den eigenen SMTP Accounts zu tun haben kann. Wir untersuchen weiter!

Daniel 15.05.2018 - 17:18

Hi Ali,
danke für den Stand. Die normalen Mails zu „Private Nachrichten und Erwähnungen“ kommen weiterhin – bei mir zumindest. VG

Ali Jelveh (Protonet Support) 18.05.2018 - 4:37

Das spricht dann gegen unsere Theorie, evtl. brauchen wir bei euch einmal den Wartungszugang… wir haben allerdings bereits eine umfangreiche Bugfix-Liste in Arbeit – vielen geben wir das erstmal raus.

born-to-be-root 18.05.2018 - 10:15

Wir haben auf 2 Boxen eigene SMTP-Server eingestellt und bekommen die „tägliche Verdauung“ 😉 auch nicht. Allerdings klappt der Versand aller anderen Mails.

Zu den Fragen: Bei uns wäre es besser, der Haken würde standardmäßig einfach nicht gesetzt. Wir könnten dann die (infrage kommenden) User benachrichtigen, dass es diese Möglichkeit gibt und Anleitung geben, wie man das aktiviert.

Schlingel 18.05.2018 - 12:09

@born-to-be-root bei uns verhält es sich ebenso.

Und dem Vorschlag zur Benachrichtungs-Einstellung stimme ich zu.

quadro 29.05.2018 - 23:10

Auf unserer Box funktionieren die „Daily Digets“ auch nicht. Wir verwenden ebenfalls einen eigenen SMTP.

Rechtsanwalt 29.06.2018 - 7:14

Tägliche Zusammenfassungen funktionieren jetzt, aber wie kann ich diese systemweit deaktivieren? Diese zeigen nämlich den Inhalt der Nachrichten an (was ich für einfache Benachrichtigungen deaktiviert habe), da diese Inhalte ja gerade nicht unverschlüsselt durchs Internet geschickt werden sollen! Vielen Dank!

Daniel 03.07.2018 - 8:09

Moin Ali, moin Protonet-Team,

wir können uns der Frage nur anschließen, wie man systemweit die täglichen Zusammenfassungen deaktiviert. Sie scheinen bei allen Usern standardmäßig aktiviert zu sein. @Ali: Du hattest hier oben selbst gefragt, wie eine Default-Regel bzw. Admin-Eingriff aussehen könnte. Haben diese Überlegungen nicht den Weg in die Entwicklung gefunden? Bekommen nun tatsächlich alle User Zusammenfassungen mit Nachrichteninhalten im Klartext?

Viele Grüße
Daniel

MOYASHISOBA 05.07.2018 - 11:10

Juhu Protonet-Team,
ich habe hierzu auch noch eine Anmerkung. Ich habe heute Morgen meine erste Daily Digest Mail von meinem Server bekommen und dabei fiel mir auf, dass das Logo verzerrt ist (siehe Bild). Da die Mails auch an Kunden rausgehen, wäre es toll, wenn ihr euch da bald drum kümmern könntet, sowas ist doch recht peinlich.
Beste Grüße
Jenny

MOYASHISOBA 05.07.2018 - 11:11

Und wo ich es gerade sehe, der Mix aus Englisch und Deutsch wirkt auch nicht gerade professionell :-O